Bất kỳ tốt chức nào nếu muốn hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đều cần phải có được sự quản lý tốt.
Henri Fayol là một nhà quản lý người Pháp, được biết đến như là người đã đề xuất các nguyên tắc quản lý doanh nghiệp vào cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20. Ông đã phát triển 14 nguyên tắc quản lý doanh nghiệp, mà cho đến ngày nay vẫn được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực quản lý và kinh doanh.
Với việc đặt trọng tâm vào các kỹ năng quản lý hơn là kỹ năng kỹ thuật, những nguyên tắc này cung cấp cho chúng ta nền tảng cho việc gọi là “quản lý tốt”.
Dưới đây là mô tả về 14 nguyên tắc này:
1. Division of Work – Phân chia công việc
Nguyên tắc quản lý đầu tiên của Henry Fayol dựa trên lý thuyết rằng nếu một nhân viên được giao một nhiệm vụ cụ thể để thực hiện, họ sẽ làm việc hiệu quả và có kỹ năng làm việc đó hơn. Điều này trái ngược với văn hóa đa nhiệm khi một nhân viên được giao rất nhiều nhiệm vụ phải làm cùng một lúc.
Để thực hiện nguyên tắc này một cách hiệu quả, hãy nhìn vào bộ kỹ năng hiện tại của mỗi nhân viên và giao cho họ một công việc họ đã hoặc có thể thành thạo. Điều này sẽ giúp họ làm việc năng suất, kỹ năng cao và hiệu quả hơn về lâu về dài.
2. Authority – Nguyên tắc về quyền hạn
Nguyên tắc quản lý này nói rằng người quản lý cần có quyền hạn cần thiết để đảm bảo rằng các chỉ dẫn của họ sẽ được nhân viên thực hiện.
Nếu các nhà quản lý không có bất kỳ quyền hạn nào, họ sẽ không có khả năng hoàn thành bất kỳ công việc nào.
Tuy nhiên, quyền hạn sẽ phải đi cùng với trách nhiệm. Theo Henri Fayol, cần có sự cân bằng giữa quyền hạn và trách nhiệm. Nếu có nhiều quyền hạn hơn trách nhiệm, các nhân viên sẽ cảm thấy thất vọng. Ngược lại, người quản lý sẽ là người thất vọng.
3. Discipline – Kỷ luật
Nguyên tắc này nói rằng kỷ luật là điều cần thiết trong bất kỳ tổ chức nào để hoạt động hiệu quả.
Để có những nhân viên kỷ luật, người quản lý phải xây dựng văn hóa tôn trọng lẫn nhau.
Cần có một bộ quy tắc, triết lý và cấu trúc tổ chức để mọi người tuân thủ theo. Các quy tắc uốn cong hoặc chùng xuống không được phép trong bất kỳ tổ chức nào. Để đạt được điều này, cần có sự giám sát tốt và sự phán xét công bằng.
4. Unity of Cammand – Thống nhất lãnh đạo
Nguyên tắc này nói rằng cần phải có sự thống nhất chỉ huy trong một tổ chức. Các nhân viên phải rõ ràng về việc tuân theo các hướng dẫn của ai.
Theo Fayol, một nhân viên chỉ nên nhận yêu cầu từ một người quản lý. Nếu một nhân viên làm việc dưới hai hoặc nhiều quản lý thì sẽ đe dọa tới quyền hạn, kỷ luật và sự ổn định. Hơn nữa, điều này có thể phá vỡ cấu trúc quản lý và khiến nhân viên kiệt sức.
5. Unity of Direction – Thống nhất quản lý
Nguyên tắc quản lý này nói rằng công việc phải được tổ chức theo cách mà nhân viên làm việc hài hòa hướng tới cùng một mục tiêu, sử dụng một kế hoạch, dưới sự chỉ đạo của một người quản lý.
Ví dụ: Nếu bạn có một loạt các hoạt động tiếp thị như quảng cáo, marketing, SEO, lập ngân sách, xúc tiến bán hàng… thì nên có một người quản lý sử dụng một kế hoạch cho tất cả các hoạt động tiếp thị.
Các hoạt động khác nhau có thể được chia nhỏ cho những người quản lý phụ khác nhau nhưng tất cả đều phải hướng tới mục tiêu chung dưới sự chỉ đạo của một người phụ trách toàn bộ công việc.
6. Collective Interest Over Individual Interest – Lợi ích tập thể hơn lợi ích cá nhân
Nguyên tắc này nói rằng lợi ích chung của cả một tập thể nên được đặt trên lợi ích của từng cá nhân. Lợi ích của tổ chức không nên bị phá hoại bởi lợi ích của một cá nhân. Nếu bất kỳ ai trục lợi trên lợi ích của tập thể, tập thể đó có thể sẽ bị sụp đổ.
7. Remuneration – Thù lao
Nguyên tắc quản lý này nói rằng nhân viên phải được trả lương xứng đáng với công việc mà họ thực hiện. Khoản thù lao này nên bao gồm cả chi phí bằng tài chính và phi tài chính. Ngoài ra nên có một cơ cấu khen thưởng thành tích tốt để tạo động lực cho nhân viên.
8. Centralization – Tập trung và phân tán
Tập trung là sự tập trung quyền lực vào tay người có thẩm quyền và tuân theo phương pháp quản lý từ trên xuống dưới.
Phân tán có nghĩa là quyền hạn được phân phối cho tất cả các cấp quản lý. Trong bối cảnh hiện đại, không có tổ chức nào có thể hoàn toàn tập trung hoặc phi tập trung.
Tập trung hóa hoàn toàn có nghĩa là những người ởn dưới cùng không có thẩm quyền đối với trách nhiệm của họ. Tương tự, phân quyền hoàn toàn có nghĩa sẽ không có thẩm quyền cấp trên kiểm soát tổ chức.
Để sử dụng điều này một cách hiệu quả cần có sự cân bằng giữa tập trung và phân tán. Mức độ đạt được sự cân bằng này sẽ có sự khác nhau giữa các tổ chức.
9. Scalar Chain – Cấp bậc
Cấp bậc đề cập đến một chuỗi cấp bậc rõ ràng giữa nhân viên và cấp trên của họ. Nhân viên nên biết họ đang đứng ở đâu trong hệ thống phân cấp của tổ chức. Để thực hiện điều này tại nơi làm việc, Fayol gợi ý rằng nên có một sơ đồ tổ chức được vẽ ra để nhân viên nắm rõ được cơ cấu tổ chức này.
10. Order – Trật tự
Nguyên tắc này chỉ ra rằng cần có sự sắp xếp trật tự các nguồn lực (nhân lực, tiền bạc, vật liệu…) vào đúng nơi, đúng lúc. Điều này sẽ đảm bảo việc sử dụng hợp lý các nguồn tài nguyên một cách có trật tự.
Việc đặt sai bất kỳ nguồn lực nào trong số này sẽ dẫn đến việc sử dụng sai mục đích và gây rối loạn trong tổ chức.
11. Equity – Công bằng
Công bằng là sự kết hợp của sự tử tế và công lý. Nguyên tắc này nói rằng các nhà quản lý nên đối xử tử tế và công bằng với tất cả nhân viên mà họ quản lý.
Điều này sẽ tạo nên lòng trung thành và sự tận tâm của nhân viên đối với tổ chức mà họ làm việc.
12. Stability of Tenure of Personnel – Ổn định nhiệm vụ
Nguyên tắc này nói rằng một tổ chức nên làm việc để giảm thiểu sự luân chuyển nhân viên và tối đa hóa hiệu quả.
Bất kỳ nhân viên mới nào cũng không thể làm quen với văn hóa của một tổ chức ngay lập tức. Họ cần có đủ thời gian để giải quyết công việc của mình một cách hiệu quả.
Cả nhân viên cũ và nhân viên mới đều cần được đảm bảo an toàn trong công việc vì sự bất ổn có thể gây mất tập trung, mất hiệu quả trong công việc.
Cần có một phương pháp rõ ràng và hiệu quả để xử lý các vị trí tuyển dụng khi chúng phát sinh bởi việc đào tạo các vị trí mới sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí.
13. Initiative – Sáng kiến
Nguyên tắc này nói lên rằng tất cả nhân viên cần được khuyến khích đưa ra ý kiến sáng tạo. Khi nhân viên nói rằng họ có thể làm tốt công việc mình như thế nào, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và có động lực.
Các tổ chức nên lắng nghe những điều mà nhân viên quan tâm và khuyến khích họ phát triển, thực hiện kế hoạch cải tiến.
14. Esprit de Corps – Tinh thần đoàn kết
Esprit de Corps có nghĩa là “Tinh thần đồng đội”. Nguyên tắc quản lý này chỉ ra rằng ban lãnh đạo cần cố gắng tạo nên sự thống nhất, tinh thần và liên kết giữa các nhân viên. Tinh thần đồng đội chính là nguồn sức mạnh to lớn của tổ chức. Nhân viên cảm thấy hạnh phúc và có động lực làm việc sẽ mang lại năng suất và hiệu quả hơn.
Tầm quan trọng của 14 nguyên tắc quản lý là gì?
Henri Fayol là một trong những người đầu tiên nêu bật lên sự khác biệt giữa kỹ năng quản lý và kỹ năng kỹ thuật.
Ông nhấn mạnh ý tưởng rằng quản lý là một nghề tự thân, một nghề cần được nghiên cứu, giảng dạy và phát triển.
Hãy tưởng tượng một đội mà mọi người đều có kỹ năng kỹ thuật tốt nhất trên thế giới nhưng họ không có một nhà quản lý. Chắc chắn rằng các kỹ năng không có tính định hướng sẽ không tạo ra bất kỳ một hiệu quả nào.
Kỹ năng kỹ thuật tốt không có nghĩa là một nhà quản lý giỏi. Nhà quản lý tốt cần một số kỹ năng phi kỹ thuật để lập kế hoạch, dự báo, ra quyết định, quản lý quả trình làm việc, quản lý tổ chức, điều phối và kiểm soát. Tất cả những kỹ năng này được trình bày trong 14 nguyên tắc quản lý giúp các nhà quản lý hiểu được cơ bản về cách điều hành một tổ chức hiệu quả.
14 nguyên tắc quản lý của Henri Fayol ngày nay còn phù hợp không?
14 nguyên tắc quản lý của Henry Fayol được chấp nhận rộng rãi và trở thành kim chỉ nam của các nhà quản lý trên toàn thế giới.
Mặc dù những nguyên tắc quản này này đã có hơn 100 năm tuổi nhưng nếu không có chúng, nó sẽ đẩy chúng ta trở lại hàng trăm năm khi các kỹ năng kỹ thuật được coi là tối cao và con người thiếu trách nhiệm trong công tác quản lý.
