Nhiều người vẫn dùng “logistics” như một cách gọi khác của vận chuyển. Cách hiểu này chưa đầy đủ, bởi để một đơn hàng đến đúng khách hàng, doanh nghiệp còn phải tiếp nhận, lưu kho, kiểm soát tồn, xử lý đơn, đóng gói và đổi trả. Logistics là hệ thống lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát dòng hàng hóa, dịch vụ cùng thông tin liên quan từ điểm xuất phát đến nơi sử dụng, gồm cả chiều đi và chiều ngược lại.
Bài viết này sẽ giúp người đọc nhận diện logistics vận hành ở đâu, khác gì với vận tải và chuỗi cung ứng, đồng thời biết các điểm cần rà soát để cải thiện hiệu quả.
Logistics là gì?
Khái niệm logistics theo góc nhìn quản trị
Theo định nghĩa của Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP), quản trị logistics là một bộ phận của quản trị chuỗi cung ứng, phụ trách lập kế hoạch, triển khai và kiểm soát dòng đi, dòng ngược cùng việc lưu trữ hàng hóa, dịch vụ và thông tin liên quan giữa điểm xuất phát và điểm tiêu thụ nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.[1]
Diễn giải theo bối cảnh doanh nghiệp, logistics trả lời một nhóm câu hỏi rất thực tế: cần nhập bao nhiêu hàng, nhận hàng ở đâu, lưu tại vị trí nào, khi có đơn thì lấy và đóng gói ra sao, chọn phương thức vận chuyển nào, làm thế nào để biết đơn đang ở đâu, và xử lý thế nào nếu hàng bị trả lại. Các quyết định này liên quan với nhau. Một thay đổi tưởng như có lợi ở một khâu có thể làm phát sinh chi phí hoặc rủi ro ở khâu khác.
Ví dụ, gom hàng thành chuyến lớn có thể giảm cước trên mỗi sản phẩm nhưng khiến doanh nghiệp phải giữ tồn kho lâu hơn. Duy trì tồn kho rất thấp giúp giảm vốn bị giữ trong hàng hóa, nhưng lại làm tăng nguy cơ thiếu hàng khi nhu cầu tăng. Vì vậy, mục tiêu của logistics không phải là tối ưu riêng một công đoạn, mà là cân bằng chi phí, tốc độ, độ chính xác và mức độ phục vụ trong toàn hệ thống.
Logistics và dịch vụ logistics không hoàn toàn đồng nhất
Trong giao tiếp hằng ngày, “logistics” thường được dùng để nói về toàn bộ hoạt động vận hành dòng hàng trong doanh nghiệp. Hoạt động này có thể do doanh nghiệp tự thực hiện, kết hợp với đối tác, hoặc thuê ngoài một phần.
Trong khi đó, Điều 233 Luật Thương mại 2005 định nghĩa “dịch vụ logistics” là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan và giấy tờ, tư vấn khách hàng, đóng gói, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ liên quan khác theo thỏa thuận để hưởng thù lao.[2]
Một doanh nghiệp tự quản lý kho và giao hàng cho sản phẩm của mình đang thực hiện hoạt động logistics, nhưng không vì thế mà toàn bộ hoạt động nội bộ đó tự động trở thành việc cung cấp dịch vụ logistics cho khách hàng. Khi doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics, điều kiện áp dụng còn phụ thuộc vào loại dịch vụ cụ thể và pháp luật chuyên ngành liên quan. Nghị định 163/2017/NĐ-CP phân loại các nhóm dịch vụ và quy định nguyên tắc này.[3]
Dòng logistics vận hành như thế nào?
Có thể nhìn hệ thống logistics theo bốn dòng vận hành. Cách chia này giúp doanh nghiệp xác định hàng hóa đang đi theo hướng nào, bộ phận nào đang chịu trách nhiệm và thông tin nào phải được cập nhật ở từng điểm.
Logistics đầu vào
Logistics đầu vào (inbound logistics) bao gồm việc đưa nguyên liệu, linh kiện, bao bì hoặc hàng hóa từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp. Công việc thường bắt đầu từ kế hoạch mua hàng, lịch giao, lựa chọn phương thức vận chuyển, tiếp nhận, kiểm đếm và xác nhận tình trạng hàng.
Logistics nội bộ
Logistics nội bộ là quá trình di chuyển và lưu trữ hàng hóa bên trong kho, nhà máy, cửa hàng hoặc giữa các địa điểm thuộc cùng doanh nghiệp. Các công việc gồm xác định vị trí lưu, sắp xếp luồng di chuyển, cấp phát nguyên liệu, chuyển bán thành phẩm, bổ sung hàng lên khu lấy hàng và kiểm soát hao hụt.
Logistics đầu ra
Logistics đầu ra (outbound logistics) bắt đầu khi doanh nghiệp nhận được nhu cầu giao hàng từ khách hàng hoặc kênh bán. Hệ thống phải kiểm tra tồn, xác nhận đơn, lấy hàng, kiểm tra, đóng gói, phân tuyến, bàn giao cho đơn vị vận chuyển và theo dõi kết quả giao.
Logistics ngược
Logistics ngược (reverse logistics) xử lý dòng hàng quay trở lại doanh nghiệp. Nguyên nhân có thể là khách đổi ý, giao sai, sản phẩm lỗi, bao bì cần thu hồi, hàng cần sửa chữa hoặc sản phẩm hết vòng đời phải xử lý.
| Dòng logistics | Điểm bắt đầu và kết thúc | Mục tiêu chính | Rủi ro thường gặp |
| Đầu vào | Nhà cung cấp → doanh nghiệp | Nhận đúng hàng, đúng thời điểm, đúng điều kiện | Giao trễ, thiếu chứng từ, lệch số lượng |
| Nội bộ | Trong kho, nhà máy hoặc giữa các điểm nội bộ | Di chuyển và lưu trữ hiệu quả | Sai vị trí, hao hụt, chờ đợi |
| Đầu ra | Doanh nghiệp → khách hàng | Hoàn tất đơn đúng và đúng hẹn | Giao sai, giao chậm, hư hỏng |
| Ngược | Khách hàng hoặc điểm sử dụng → doanh nghiệp | Kiểm soát đổi trả, thu hồi, sửa chữa | Hàng hoàn tồn đọng, xử lý chậm, mất dấu |
Dù hàng đi theo chiều nào, dòng thông tin phải đi cùng. Dữ liệu tối thiểu thường gồm mã hàng, số lượng, vị trí, trạng thái đơn, thời gian cam kết, chứng từ, bên chịu trách nhiệm và lý do phát sinh ngoại lệ. Khi mua hàng, kho, bán hàng, vận chuyển và chăm sóc khách hàng sử dụng các dữ liệu khác nhau, doanh nghiệp khó biết đâu là trạng thái thật của đơn hàng.
Các hoạt động chính trong logistics
Bốn dòng vận hành trên được hình thành từ nhiều hoạt động liên kết. Tùy ngành và quy mô, doanh nghiệp có thể tổ chức khác nhau, nhưng các nhóm công việc dưới đây thường xuất hiện trong phần lớn hệ thống logistics.
Dự báo nhu cầu và lập kế hoạch tồn kho
Dự báo nhu cầu và lập kế hoạch tồn kho giúp doanh nghiệp ước tính cần chuẩn bị bao nhiêu hàng, ở địa điểm nào và vào thời điểm nào. Đây không nhất thiết là nhiệm vụ riêng của bộ phận logistics; dữ liệu bán hàng, chương trình marketing, kế hoạch sản xuất, thời gian cung ứng và khả năng tài chính đều ảnh hưởng đến quyết định.
Tiếp nhận và kiểm tra hàng
Tiếp nhận hàng là điểm kiểm soát đầu tiên khi hàng bước vào doanh nghiệp. Nhân sự tiếp nhận cần đối chiếu đơn mua, phiếu giao, số lượng, mã hàng, tình trạng bao bì và các yêu cầu bảo quản. Sai lệch phải được ghi nhận ngay, kèm bằng chứng và hướng xử lý.
Kho bãi và quản lý tồn kho
Kho bãi không chỉ là diện tích chứa hàng. Hoạt động này bao gồm thiết kế vị trí, quy tắc xếp dỡ, bảo quản, kiểm kê, an toàn, kiểm soát lô hoặc hạn dùng và quản lý năng lực kho. Cách bố trí phải phù hợp với đặc tính sản phẩm và tần suất di chuyển.
Xử lý đơn hàng và đóng gói
Xử lý đơn hàng kết nối yêu cầu của khách hàng với hoạt động trong kho. Quy trình thường gồm kiểm tra thông tin, giữ hàng, tạo nhiệm vụ lấy hàng, kiểm tra lần cuối, đóng gói, dán nhãn và bàn giao. Mỗi lần nhập lại dữ liệu bằng tay đều có thể tạo thêm sai sót.
Vận tải và giao nhận
Vận tải là hoạt động di chuyển hàng giữa các điểm. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức, nhà cung cấp, tuyến đường, lịch lấy hàng và mức dịch vụ phù hợp. Quyết định không nên chỉ dựa vào giá cước niêm yết mà phải xét thời gian, độ ổn định, khả năng xử lý sự cố, tỷ lệ hư hỏng và chi phí phát sinh.
Quản lý thông tin logistics
Quản lý thông tin logistics đảm bảo các bộ phận nhìn thấy cùng một phiên bản dữ liệu. Doanh nghiệp có thể dùng bảng tính, phần mềm quản lý kho, hệ thống quản trị đơn hoặc nền tảng tích hợp; công cụ nào cũng cần quy tắc dữ liệu, trách nhiệm cập nhật và cơ chế đối chiếu.
Đổi trả và thu hồi
Đổi trả và thu hồi cần được thiết kế như một phần của logistics, không phải một việc phát sinh chỉ giao riêng cho bộ phận chăm sóc khách hàng. Quy trình phải nối từ yêu cầu của khách đến vận chuyển thu hồi, kiểm tra tình trạng, quyết định nhập lại, sửa chữa, đổi mới, hoàn tiền hoặc xử lý loại bỏ.
Logistics khác vận tải và chuỗi cung ứng như thế nào?
Vận tải, logistics và quản lý chuỗi cung ứng có liên quan chặt chẽ nhưng không đồng nhất. Phân biệt đúng giúp doanh nghiệp giao trách nhiệm và đánh giá hiệu quả đúng phạm vi.
| Tiêu chí | Vận tải | Logistics | Quản lý chuỗi cung ứng |
| Phạm vi | Di chuyển hàng giữa các điểm | Điều phối dòng hàng, lưu trữ, xử lý và thông tin | Phối hợp mạng lưới từ nguồn cung đến khách hàng |
| Câu hỏi chính | Chuyển hàng bằng cách nào? | Hàng được tiếp nhận, lưu, xử lý và giao ra sao? | Các bên và chức năng phối hợp thế nào? |
| Hoạt động tiêu biểu | Chọn phương tiện, tuyến, lịch vận chuyển | Kho, tồn, đơn hàng, đóng gói, vận tải, đổi trả | Tìm nguồn cung, mua hàng, sản xuất, logistics, hợp tác kênh |
| Quan hệ | Một hoạt động trong logistics | Một phần của chuỗi cung ứng | Phạm vi rộng nhất |
Có thể hiểu ngắn gọn: vận tải giải quyết việc di chuyển; logistics điều phối việc di chuyển, lưu trữ, xử lý và thông tin; còn quản lý chuỗi cung ứng kết nối các quyết định rộng hơn giữa nhà cung cấp, doanh nghiệp, đối tác phân phối và khách hàng. Theo CSCMP, logistics là một phần của quản lý chuỗi cung ứng, trong khi quản lý chuỗi cung ứng còn bao gồm tìm nguồn cung ứng, mua hàng, chuyển đổi sản xuất và phối hợp giữa các bên.[1]
Ranh giới thực tế có thể thay đổi theo cơ cấu tổ chức. Ở doanh nghiệp nhỏ, một người có thể phụ trách mua hàng, kho và giao nhận. Ở doanh nghiệp lớn, các chức năng được tách thành nhiều phòng ban. Dù tổ chức thế nào, doanh nghiệp vẫn cần một cơ chế phối hợp để tránh việc từng bộ phận tối ưu mục tiêu riêng nhưng làm giảm hiệu quả chung.
Logistics có vai trò gì với doanh nghiệp?
Logistics tạo giá trị khi giúp doanh nghiệp đưa đúng hàng đến đúng nơi, đúng thời điểm và trong điều kiện phù hợp với tổng nguồn lực hợp lý. Tác động này thể hiện ở nhiều khía cạnh hơn chi phí vận chuyển.
Kiểm soát tổng chi phí
Muốn kiểm soát chi phí logistics, doanh nghiệp phải nhìn theo tổng chi phí. Chọn phương án vận tải rẻ hơn có thể kéo dài thời gian giao, buộc doanh nghiệp giữ thêm tồn kho hoặc làm tăng tỷ lệ giao thất bại. Thuê kho xa có thể giảm tiền thuê mặt bằng nhưng tăng quãng đường vận chuyển. Quyết định đúng cần tính cả các khoản liên quan và hệ quả vận hành.
Giải phóng vốn bị giữ trong tồn kho
Tồn kho là tài sản nhưng cũng là phần vốn chưa chuyển thành tiền. Logistics tốt giúp doanh nghiệp biết hàng đang ở đâu, tốc độ di chuyển thế nào và mức nào thực sự cần thiết. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm tồn chậm luân chuyển, tránh mua trùng và phát hiện sớm hàng có nguy cơ lỗi thời.
Tăng độ chính xác và tốc độ xử lý đơn
Quy trình nhận, lưu, lấy và kiểm tra hàng rõ ràng giúp giảm sai đơn, thiếu sản phẩm và thời gian tìm kiếm. Khi trạng thái được cập nhật kịp thời, bộ phận bán hàng không cần hỏi thủ công từng đơn; bộ phận chăm sóc khách hàng cũng có thông tin để phản hồi chính xác.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Khách hàng đánh giá kết quả cuối cùng: nhận đúng sản phẩm, đúng cam kết, hàng nguyên vẹn và được hỗ trợ rõ ràng khi có vấn đề. Bởi vậy, logistics là một phần quan trọng của trải nghiệm khách hàng. Một quy trình đổi trả thuận tiện đôi khi có thể giữ được niềm tin ngay cả khi đơn hàng ban đầu gặp lỗi.
Hỗ trợ mở rộng hoạt động
Khi doanh nghiệp mở thêm sản phẩm, địa bàn hoặc kênh bán, độ phức tạp tăng nhanh. Hệ thống logistics có quy trình, dữ liệu và tiêu chuẩn rõ sẽ dễ mở rộng hơn mô hình phụ thuộc vào kinh nghiệm của một vài cá nhân.
Ví dụ về một đơn hàng đi qua hệ thống logistics
Tình huống dưới đây là ví dụ giả định về một doanh nghiệp bán đồ gia dụng qua website và cửa hàng. Ví dụ không sử dụng dữ liệu của doanh nghiệp cụ thể, mà nhằm cho thấy dòng hàng và dòng thông tin liên kết ra sao.
Lập kế hoạch và đặt hàng
Doanh nghiệp dự báo nhu cầu, kiểm tra tồn và lập đơn mua với số lượng, ngày dự kiến nhận cùng yêu cầu đóng gói. Dữ liệu sai có thể dẫn đến mua thừa hoặc thiếu hàng.
Tiếp nhận
Kho đối chiếu đơn mua với phiếu giao, kiểm đếm, kiểm tra ngoại quan và ghi nhận sai lệch. Chỉ hàng đạt yêu cầu mới được chuyển sang trạng thái tồn có thể sử dụng.
Lưu kho
Hàng được sắp xếp theo mã, kích thước và tốc độ bán. Mỗi lần di chuyển phải được ghi nhận để vị trí trên hệ thống khớp với thực tế.
Nhận và xử lý đơn
Hệ thống xác nhận đơn, giữ số lượng tương ứng và tạo nhiệm vụ lấy hàng. Kho kiểm tra đúng mã, đúng số lượng trước khi chuyển sang đóng gói.
Đóng gói
Hàng được đóng theo tiêu chuẩn của nhóm sản phẩm, bổ sung vật liệu bảo vệ và kiểm tra lần cuối trước khi bàn giao.
Vận chuyển
Đơn được phân cho nhà vận chuyển theo địa bàn và mức dịch vụ. Mã theo dõi phải liên kết với đơn hàng để các bộ phận biết trạng thái và xử lý sớm nguy cơ giao thất bại.
Giao và xử lý đổi trả
Hệ thống ghi nhận kết quả giao. Nếu phát sinh đổi trả, doanh nghiệp thu hồi, kiểm tra tình trạng, quyết định đổi mới, sửa chữa hoặc hoàn tiền và lưu lý do để tìm nguyên nhân gốc.
Qua ví dụ này, một đơn hàng không chỉ đi qua xe vận chuyển. Nó đi qua kế hoạch mua, tiếp nhận, kho, tồn, xử lý đơn, đóng gói, giao nhận và đổi trả. Mỗi bước cần một dữ liệu đúng và một chủ thể chịu trách nhiệm.
Doanh nghiệp nên tự tổ chức hay thuê ngoài logistics?
Không có lựa chọn chung cho mọi doanh nghiệp. Tự tổ chức giúp tăng quyền kiểm soát nhưng đòi hỏi vốn, nhân sự và năng lực quản lý. Thuê ngoài giúp tiếp cận mạng lưới và chuyên môn sẵn có nhưng tạo phụ thuộc vào chất lượng của đối tác.
| Tiêu chí | Tự tổ chức có thể phù hợp khi | Thuê ngoài có thể phù hợp khi |
| Sản lượng | Ổn định, đủ lớn để khai thác tài sản | Biến động, khó duy trì công suất đều |
| Phạm vi | Tập trung ở ít địa bàn | Rộng hoặc cần mở nhanh |
| Đặc tính hàng | Có yêu cầu đặc thù cần kiểm soát sát | Có thể chuẩn hóa theo dịch vụ thị trường |
| Năng lực nội bộ | Có kho, nhân sự, dữ liệu và quản lý | Thiếu hạ tầng hoặc chuyên môn |
| Chiến lược | Logistics tạo khác biệt cạnh tranh | Logistics không phải năng lực cốt lõi |
| Mức độ linh hoạt | Chấp nhận đầu tư dài hạn | Cần điều chỉnh quy mô nhanh |
Doanh nghiệp có thể tự vận hành một phần và thuê ngoài phần còn lại. Chẳng hạn, tự quản lý tồn và đóng gói nhưng thuê vận chuyển; hoặc sử dụng kho thuê ở khu vực xa trong khi giữ kho chính. Phương án nên được đánh giá theo tổng chi phí, mức độ kiểm soát, tốc độ mở rộng, yêu cầu đặc thù của sản phẩm và rủi ro gián đoạn.
Checklist tự rà soát hoạt động logistics
Checklist dưới đây không thay thế một cuộc đánh giá vận hành đầy đủ, nhưng giúp doanh nghiệp phát hiện nhanh nơi cần kiểm tra sâu hơn.
☐ Dữ liệu tồn kho có phản ánh gần đúng số lượng và vị trí thực tế không?
☐ Doanh nghiệp có biết một đơn hàng đang ở bước nào và ai chịu trách nhiệm không?
☐ Tỷ lệ giao nhầm, giao thiếu, giao chậm và hàng hư hỏng có được theo dõi không?
☐ Chi phí logistics có được tách theo đơn, tuyến, kho, sản phẩm hoặc kênh bán không?
☐ Mua hàng, kho, bán hàng và vận chuyển có sử dụng cùng mã hàng, đơn vị tính và trạng thái không?
☐ Quy trình xử lý hàng hoàn có quy định rõ điểm nhận, kiểm tra, nhập lại và hoàn tiền không?
☐ Doanh nghiệp có tiêu chí đánh giá nhà cung cấp dịch vụ ngoài giá cước không?
☐ Có phương án dự phòng khi kho, nhà cung cấp hoặc tuyến vận chuyển bị gián đoạn không?
Nếu nhiều câu trả lời là “không”, doanh nghiệp không nhất thiết phải mua phần mềm hoặc mở thêm kho ngay. Bước đầu nên chọn một luồng hàng hoặc một nhóm sản phẩm có nhiều lỗi nhất, đo hiện trạng, xác định nguyên nhân và chuẩn hóa trách nhiệm. Sau khi quy trình ổn định, công nghệ mới có thể hỗ trợ mở rộng và tự động hóa hiệu quả hơn.
Những sai lầm thường gặp khi quản lý logistics
- Chỉ tối ưu cước vận chuyển: Cước thấp không có ý nghĩa nếu thời gian giao dài, tỷ lệ hoàn cao hoặc doanh nghiệp phải tăng tồn kho để bù cho sự thiếu ổn định.
- Không đồng bộ dữ liệu tồn kho và đơn hàng: Khi bán hàng nhìn một số, kho nhìn một số khác và nhà vận chuyển có trạng thái riêng, doanh nghiệp không thể trả lời chính xác đơn đang ở đâu.
- Chọn đối tác chỉ dựa vào giá: Năng lực địa bàn, tính ổn định, dữ liệu theo dõi, quy trình bồi thường và chất lượng hỗ trợ đều ảnh hưởng đến tổng kết quả.
- Không quy định mức dịch vụ và cách đo: Nếu không có tiêu chí về thời gian lấy hàng, giao đúng hẹn, hư hỏng hoặc xử lý khiếu nại, hai bên khó xác định chất lượng có đạt hay không.
- Xem hàng hoàn là việc riêng của chăm sóc khách hàng: Hàng trả liên quan đến vận chuyển, kho, kế toán, chất lượng và dữ liệu sản phẩm; thiếu phối hợp làm thời gian xử lý kéo dài.
- Mua phần mềm trước khi chuẩn hóa quy trình: Công nghệ có thể tăng tốc một quy trình tốt, nhưng cũng có thể làm sai lệch lan nhanh hơn nếu dữ liệu và trách nhiệm chưa rõ.
Logistics là một hệ thống vận hành xuyên suốt từ đầu vào, lưu trữ, xử lý đơn đến giao hàng và đổi trả. Doanh nghiệp quản lý tốt logistics không chỉ tìm cách vận chuyển rẻ hơn, mà còn kết nối dòng hàng với dòng thông tin, làm rõ trách nhiệm và cân bằng giữa chi phí, tốc độ, độ chính xác cùng mức độ phục vụ. Bắt đầu từ một luồng hàng cụ thể, đo đúng hiện trạng và xử lý điểm nghẽn quan trọng thường hiệu quả hơn việc thay đổi toàn bộ hệ thống cùng lúc.
Nguồn tham khảo
[1] Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP), “SCM Definitions and Glossary of Terms”: https://cscmp.org/CSCMP/CSCMP/Educate/SCM_Definitions_and_Glossary_of_Terms.aspx
[2] Luật Thương mại số 36/2005/QH11, Điều 233 – Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật: https://vbpl.moj.gov.vn/bocongthuong/Pages/vbpq-toanvan.aspx?ItemID=26117&dvid=218
[3] Nghị định số 163/2017/NĐ-CP ngày 30/12/2017 của Chính phủ về kinh doanh dịch vụ logistics: https://vanban.chinhphu.vn/default.aspx?docid=192501&pageid=27160
