Chi phí logistics chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu ngày càng phức tạp.
Hiểu rõ cấu trúc và cách tối ưu chi phí này là chìa khóa để tăng sức cạnh tranh bền vững.
Bài viết sau sẽ giúp bạn nắm rõ chi phí logistics là gì, gồm những thành phần nào, cách tính và ứng dụng thực tiễn, từ đó tối ưu hiệu quả vận hành và ra quyết định chiến lược chính xác hơn.
I. Chi phí logistics là gì?
Trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, hàng hóa không thể tự dịch chuyển. Việc đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng cần một chuỗi các hoạt động vận chuyển, lưu trữ, xử lý, đóng gói và phân phối, tất cả đều phát sinh chi phí. Đó chính là chi phí logistics.
Hiểu đơn giản, chi phí logistics là toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình lưu chuyển hàng hóa từ điểm đầu đến điểm cuối trong chuỗi cung ứng. Đây không chỉ là chi phí vận tải, mà còn bao gồm cả lưu kho, đóng gói, bảo hiểm, xử lý đơn hàng, quản lý, phân phối và nhiều yếu tố liên quan khác.
Xem thêm: Logistics là gì? Tổng quan chuỗi cung ứng và vai trò trong doanh nghiệp hiện đại
Chi phí logistics không chỉ là khoản tiền cần chi để vận hành, mà còn là chỉ báo hiệu quả quản trị chuỗi cung ứng. Trong một nền kinh tế toàn cầu, doanh nghiệp nào kiểm soát tốt chi phí logistics sẽ có ưu thế rõ rệt về giá thành, tốc độ giao hàng và sự hài lòng của khách hàng.
Đặc biệt tại Việt Nam, nơi chi phí logistics hiện chiếm khoảng 16-20% GDP, cao hơn đáng kể so với mặt bằng khu vực, thì bài toán kiểm soát chi phí này trở nên cực kỳ cấp thiết với mọi doanh nghiệp, từ bán lẻ, sản xuất cho đến xuất nhập khẩu.
Gợi ý nên đọc tiếp: Chi phí last-mile là gì và tại sao nó là “tử huyệt” trong thương mại điện tử?
II. Các thành phần chính của chi phí logistics
Chi phí logistics không chỉ là tiền xăng dầu, phí đường bộ hay cước vận tải. Đó là một hệ sinh thái chi phí đa tầng, nơi từng bộ phận nhỏ trong chuỗi cung ứng đều góp phần ngốn tiền nếu không được quản lý hiệu quả.
Dưới đây là các thành phần quan trọng nhất bạn cần nắm rõ:
1. Chi phí vận tải (Transportation cost)
Đây là thành phần chiếm tỷ trọng lớn nhất, có thể lên tới 50-70% tổng chi phí logistics. Bao gồm:
- Cước vận chuyển nội địa và quốc tế (đường bộ, biển, hàng không…)
- Phí nhiên liệu, bảo dưỡng phương tiện, lương tài xế
- Phí cầu đường, thuế hải quan, phụ phí giao nhận (COD, phụ phí xăng dầu…)
Một trong những chiến lược phổ biến là kết hợp vận tải đa phương thức (intermodal) để tối ưu chi phí và thời gian giao hàng.
2. Chi phí lưu kho & tồn kho (Warehousing & inventory cost)
Kho hàng không chỉ là nơi chứa đồ, mà còn là nơi doanh nghiệp phải trả tiền theo m2, theo ngày và theo rủi ro. Bao gồm:
- Phí thuê kho, chi phí điện nước, bảo vệ, bảo hiểm
- Chi phí bảo quản (nhiệt độ, chống ẩm, chống cháy nổ…)
- Hao hụt, hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho
- Lương nhân sự quản lý kho, chi phí vận hành hệ thống WMS
Xem thêm: Quản trị tồn kho là gì? Các mô hình tối ưu tồn kho phổ biến
3. Chi phí xử lý và đóng gói (Handling & packaging cost)
Hàng hóa sản xuất ra không thể cứ thế vận chuyển tới khách hàng ngay mà cần đóng gói, phân loại và bảo vệ trước khi đến tay người nhận:
- Vật liệu đóng gói: thùng carton, băng dính, xốp, chống sốc…
- Nhân công đóng gói, phân loại, quét mã
- Thiết bị hỗ trợ: máy dán, máy hút chân không, dây chuyền đóng gói tự động
Tối ưu đóng gói không chỉ giảm chi phí mà còn tối ưu không gian vận chuyển và giảm thiểu hư hỏng.
4. Chi phí hành chính & quản lý logistics
Đây là phần ngầm nhưng không thể thiếu trong chi phí logistics, liên quan đến giấy tờ, nhân sự, công nghệ và dịch vụ thuê ngoài:
- Nhân sự điều phối, kế toán logistics, dịch vụ thuê ngoài 3PL
- Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, ERP, TMS
- Chi phí đào tạo nhân lực, tư vấn vận hành
- Phí giao dịch, giám sát đơn hàng, xử lý khiếu nại
Gợi ý: 3PL là gì? Ưu nhược điểm khi thuê ngoài dịch vụ logistics
5. Chi phí giao hàng chặng cuối (Last-mile delivery)
Last-mile là chặng cuối cùng đưa hàng tới tay người tiêu dùng, và cũng là phần tốn kém, khó kiểm soát nhất, nhất là với thương mại điện tử:
- Phí giao hàng tận nhà, ship COD, hoàn hàng
- Phí hạ tầng mạng lưới giao hàng nội địa
- Định tuyến kém hiệu quả dẫn đến tăng chi phí mỗi đơn hàng
Nhiều doanh nghiệp ứng dụng AI và bản đồ số để tối ưu last-mile, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí giao hàng.
III. Công thức tính chi phí logistics tổng thể
Chi phí logistics có thể rất đa dạng, nhưng nếu không có công thức cụ thể để tính toán, bạn sẽ không thể biết rõ doanh nghiệp mình đang rò rỉ ngân sách ở đâu.
Do vậy, việc xây dựng một công thức tổng quát, linh hoạt nhưng đủ chi tiết là điều cần thiết để phục vụ cho việc phân tích, kiểm soát và tối ưu chi phí.
1. Công thức tính tổng chi phí logistics cơ bản
Tổng chi phí logistics = Chi phí vận tải + Chi phí lưu kho + Chi phí xử lý đơn hàng + Chi phí đóng gói + Chi phí quản lý + Chi phí last-mile + Chi phí phát sinh khác
Trong đó, doanh nghiệp có thể nhóm lại theo 3 trụ cột chính để dễ quản lý:
- C_vận chuyển (Transportation)
- C_kho bãi và tồn kho (Warehousing & Inventory)
- C_quản lý hệ thống & xử lý giao hàng (Admin, Handling & Delivery)
2. Mô hình chi tiết theo TMS/SCM quốc tế
Trong thực tế quản trị, nhiều doanh nghiệp sử dụng mô hình theo phần mềm TMS (Transportation Management System) hoặc SCM (Supply Chain Management), theo đó chi phí logistics được chia làm các nhóm sau:
Chi phí trực tiếp (Direct):
- Vận tải hàng hóa
- Thuê kho và quản lý kho
- Đóng gói, bốc dỡ
Chi phí gián tiếp (Indirect):
- Nhân sự hành chính
- Phần mềm quản lý
- Phí thuê ngoài 3PL
Chi phí cơ hội (Opportunity cost):
- Hàng hóa tồn kho quá lâu gây giảm vòng quay vốn
- Hàng hư hỏng, lỗi vận hành gây mất khách\
Xem thêm: Chi phí cơ hội là gì? Vai trò của chi phí cơ hội trong tài chính doanh nghiệp
Thực tế cho thấy, nếu doanh nghiệp không có chiến lược phân bổ và theo dõi chi phí rõ ràng theo từng nhóm này, lãng phí vô hình sẽ rất lớn, nhất là khi vận hành nhiều kho, nhiều tuyến giao hàng.
3. Công thức nâng cao, áp dụng đo lường hiệu quả logistics
Nhiều chuyên gia tài chính, vận hành hiện nay sử dụng chỉ số Logistics Cost % of Sales để đo hiệu quả hoạt động: text Sao chép Chỉnh sửa
Tỷ lệ chi phí logistics = (Tổng chi phí logistics / Tổng doanh thu) x 100%
- Tỷ lệ này càng thấp → logistics vận hành càng hiệu quả.
- Theo chuẩn quốc tế, tỷ lệ dưới 10% được xem là hợp lý với nhiều ngành.
Sau khi hiểu cách tính chi phí logistics, điều quan trọng không kém là hiểu được tác động của nó đến hiệu quả hoạt động, lợi nhuận và chiến lược phát triển doanh nghiệp. Chúng ta sẽ tiếp tục phân tích điều đó ở phần kế tiếp.
IV. Ứng dụng và tác động của chi phí logistics
Chi phí logistics không chỉ là một khoản cần chi trong kế toán vận hành, nó tác động trực tiếp đến chiến lược kinh doanh, khả năng cạnh tranh và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Nắm được bản chất và cách ứng dụng dữ liệu chi phí logistics sẽ giúp nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn hơn trên nhiều mặt trận.
1. Ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm
Một sản phẩm có thể rẻ ở khâu sản xuất, nhưng lại đội giá gấp đôi chỉ vì chi phí logistics quá cao: vận chuyển phức tạp, lưu kho kéo dài, đóng gói thủ công, hoặc quy trình giao hàng thiếu hiệu quả.
Ví dụ thực tế: Nhiều doanh nghiệp bán lẻ bị giảm lợi nhuận vì chi phí last-mile tăng mạnh do khách hoàn đơn quá nhiều hoặc địa bàn giao hàng phân tán, dẫn đến biên lợi nhuận ròng bị bào mòn.
2. Ứng dụng trong quản trị chi phí & định giá
Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu logistics để:
- Xây dựng bảng định giá sản phẩm sát thực tế, dựa trên tổng chi phí giao hàng thực tế đến từng vùng miền.
- So sánh chi phí logistics giữa các tuyến/kho, từ đó chọn phương án tối ưu.
- Phân tích điểm hòa vốn logistics, nhất là khi thuê ngoài 3PL hoặc triển khai fulfillment nội bộ.
Gợi ý nên đọc thêm: Định giá sản phẩm là gì? Các mô hình định giá phổ biến trong doanh nghiệp
3. Tác động đến lựa chọn chiến lược chuỗi cung ứng
Tùy theo chi phí logistics, doanh nghiệp có thể quyết định:
- Chọn FOB hay CIF khi nhập khẩu: Nếu chi phí logistics nội địa cao, có thể đàm phán thêm với đối tác.
- Tự vận hành hay thuê ngoài (in-house vs. 3PL): Doanh nghiệp nhỏ thường chọn 3PL để giảm chi phí cố định.
- Tối ưu mạng lưới kho hàng, tuyến vận chuyển, tránh giao hàng vòng vèo, mất thời gian, tăng chi phí không cần thiết.
4. Là công cụ đo hiệu quả và sức cạnh tranh
Chi phí logistics thấp chưa chắc là tốt, quan trọng là hợp lý và tương xứng với chất lượng dịch vụ giao hàng.
Các doanh nghiệp logistics hiện đại sử dụng chỉ số này để:
- Đo lường hiệu quả vận hành theo thời gian
- So sánh với đối thủ cùng ngành (benchmarking)
- Thuyết phục nhà đầu tư và đối tác về năng lực quản lý chuỗi cung ứng
Ví dụ điển hình: Amazon sẵn sàng đầu tư mạnh tay vào logistics nội bộ để kiểm soát toàn bộ trải nghiệm giao hàng, đổi lại là chi phí logistics cao, nhưng bù lại giữ chân khách hàng cực kỳ hiệu quả.
V. Các chiến lược tối ưu chi phí logistics
Chi phí logistics là một khoản khó cắt nhưng phải giảm. Bởi nếu không tối ưu, doanh nghiệp sẽ sớm nhận ra rằng mình đang mua doanh thu bằng lỗ, tức là càng bán nhiều, càng thiệt vì chi phí logistics quá cao.
Dưới đây là những chiến lược đã được kiểm chứng giúp doanh nghiệp kiểm soát và tiết kiệm hiệu quả.
1. Tối ưu tuyến vận chuyển và lộ trình giao hàng
Vận chuyển là mảnh ghép tốn kém nhất trong tổng chi phí logistics, nhưng cũng là khâu có khả năng tối ưu hóa nhanh và hiệu quả nhất nếu doanh nghiệp biết cách tận dụng dữ liệu, công nghệ và tư duy hệ thống.
Tối ưu lộ trình vận chuyển không đơn giản là chọn tuyến đường ngắn nhất. Đó là bài toán tổng hợp giữa quãng đường, thời gian, chi phí nhiên liệu, khả năng gom đơn, mật độ giao thông, điểm trả hàng và cả yếu tố rủi ro. Một tuyến đường tưởng chừng tiết kiệm 5km nhưng lại thường xuyên tắc nghẽn sẽ gây thiệt hại lớn hơn rất nhiều.
Dưới đây là các giải pháp tối ưu mang lại hiệu quả thực tế:
Ứng dụng phần mềm định tuyến thông minh
Thay vì phụ thuộc vào kinh nghiệm tài xế hoặc cách làm thủ công truyền thống, các doanh nghiệp hiện nay nên đầu tư vào phần mềm định tuyến (route optimization software) như:
- Locus, Routific, Onfleet, Google Maps Platform API, v.v.
- Tự động tính toán tuyến đường giao hàng tối ưu theo dữ liệu thời gian thực (thời tiết, tắc đường, đơn hàng mới phát sinh…)
- Hỗ trợ lên kế hoạch giao hàng theo nhiều tiêu chí: thời gian, vị trí, mức độ ưu tiên khách hàng, chi phí nhiên liệu…
Theo ước tính, ứng dụng định tuyến thông minh có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm 10-30% chi phí nhiên liệu và nhân sự giao hàng trong quý đầu tiên áp dụng.
Kết hợp đơn hàng & gom tuyến linh hoạt
Đây là chiến thuật tối ưu số chuyến xe và khả năng chuyên chở trong cùng một lần vận hành:
- Gom đơn theo khu vực địa lý gần nhau (cluster shipping)
- Thiết lập cut-off time cho từng ca giao hàng để gom đơn hiệu quả hơn
- Đánh giá lại mô hình giao hàng trong ngày (same-day) nếu chi phí last-mile quá cao
Ví dụ: Một đơn vị thương mại điện tử tại TP.HCM áp dụng gom đơn 3 khung giờ/ngày thay vì giao từng đơn ngay khi phát sinh, giúp giảm hơn 15% tổng chi phí vận chuyển nội đô, đồng thời duy trì cam kết giao hàng trong 24 giờ.
Kết hợp đa phương thức vận tải (intermodal)
Với doanh nghiệp có chuỗi cung ứng dài, vận hành liên tỉnh hoặc xuất nhập khẩu, việc kết hợp linh hoạt nhiều phương thức vận tải sẽ giúp tối ưu từng chặng:
- Đường bộ + đường sắt → giảm áp lực tài xế, tiết kiệm xăng
- Đường biển + container lạnh → giảm chi phí logistics nông sản, thực phẩm
- Đường hàng không + xe tải nhỏ (chặng cuối) → tối ưu thời gian và tốc độ giao hàng cao giá trị
Quan trọng nhất là cần xây dựng bản đồ tuyến vận tải chuẩn hóa theo từng nhóm sản phẩm, vùng địa lý và mùa vụ để đảm bảo chi phí, tốc độ và chất lượng giao hàng cân bằng.
Ứng dụng IoT & GPS theo dõi lộ trình
Một yếu tố thường bị bỏ qua là tính minh bạch và khả năng kiểm soát thực tế ngoài hiện trường. Việc ứng dụng công nghệ GPS, IoT giúp:
- Theo dõi thời gian thực hành trình của xe
- Cảnh báo khi tài xế đi sai tuyến, dừng quá lâu, tiêu hao nhiên liệu bất thường
- Ghi nhận dữ liệu hành trình, từ đó phân tích để cải tiến lộ trình lâu dài
Tối ưu tuyến vận chuyển không phải là cắt chi phí bằng mọi giá, mà là làm chủ dữ liệu, công nghệ và chiến lược linh hoạt để từng km hàng hóa di chuyển đều mang lại giá trị tối đa. Đây chính là cốt lõi của bài toán giảm chi phí logistics hiệu quả và bền vững.
2. Quản lý tồn kho hiệu quả
Tồn kho là con dao hai lưỡi: quá ít sẽ thiếu hàng – mất khách, quá nhiều thì chiếm dụng vốn, phát sinh chi phí lưu kho và rủi ro hư hỏng.
Một doanh nghiệp vận hành hiệu quả không phải là nơi hàng hóa luôn đầy kho, mà là nơi luôn có đúng sản phẩm, tại đúng nơi, đúng thời điểm, với chi phí thấp nhất.
Áp dụng mô hình quản lý hàng tồn khoa học
Các mô hình quản lý tồn kho hiện đại giúp doanh nghiệp tính toán được mức tồn kho tối ưu thay vì dự cảm theo kinh nghiệm:
- EOQ (Economic Order Quantity): Xác định số lượng đặt hàng tối ưu sao cho chi phí lưu kho + đặt hàng là thấp nhất.
- ABC Analysis: Phân loại hàng tồn theo giá trị, tần suất tiêu thụ để tập trung vào nhóm hàng quan trọng nhất.
- Min-Max Stock Level: Cài đặt ngưỡng cảnh báo và điểm đặt hàng lại (reorder point) để không bị thiếu hàng bất ngờ.
Những doanh nghiệp áp dụng EOQ và ABC đồng thời thường giảm được 20-35% hàng tồn kho không cần thiết chỉ sau 6 tháng.
Tối ưu quy trình nhập – xuất – kiểm kê
Một tồn kho vận hành trơn tru giúp giảm chi phí nhân sự, sai sót vận hành và tổn thất không đáng có. Cụ thể:
- Đồng bộ hóa dữ liệu nhập kho, đơn hàng, xuất kho theo thời gian thực, tránh việc nhập ảo, xuất nhầm.
- Số hóa kiểm kê bằng mã vạch, RFID, app mobile thay vì kiểm kê thủ công mất thời gian.
- Thiết lập sơ đồ kho (layout) thông minh, sắp xếp hàng hóa theo tần suất lấy hàng để rút ngắn thời gian di chuyển, lấy hàng, đóng gói.
Với doanh nghiệp TMĐT hoặc logistics nhiều SKU, mỗi 1 giây tiết kiệm thao tác là hàng nghìn đồng mỗi ngày.
Tích hợp hệ thống quản lý kho (WMS)
WMS (Warehouse Management System) không còn là công cụ xa xỉ. Ngày nay, cả doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể tiếp cận WMS dạng cloud-based để:
- Theo dõi chính xác vị trí hàng hóa theo từng ô kệ
- Phân bổ nhiệm vụ cho nhân viên kho tự động
- Cảnh báo hàng tồn quá hạn, hàng sắp hết, hàng bị lỗi
Tác dụng đặc biệt: Giảm sai sót vận hành, tăng năng suất lao động kho đến 40%, giảm tổn thất hàng hóa không rõ nguyên nhân.
Kết nối dữ liệu bán hàng & dự báo nhu cầu
Tồn kho không thể tối ưu nếu không hiểu nhịp bán hàng. Do đó, việc kết nối dữ liệu bán hàng giúp:
- Dự báo mùa vụ, xu hướng để nhập hàng hợp lý
- Xây dựng chu kỳ đặt hàng thông minh (replenishment cycle) theo từng SKU
- Tránh tình trạng hàng bán chạy lại hết, hàng ít bán thì chất đống
Case thực tế: Một đơn vị bán lẻ mỹ phẩm online tại Việt Nam sau khi tích hợp dữ liệu bán hàng, kho, marketing đã giảm 45% hàng tồn lỗi mốt và tăng 60% tốc độ luân chuyển tồn kho chỉ trong 3 tháng.
3. Tận dụng công nghệ trong quản lý logistics
Công nghệ không chỉ giúp giảm chi phí logistics mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh cốt lõi. Trong bối cảnh thương mại điện tử, chuỗi cung ứng toàn cầu và kỳ vọng của người tiêu dùng ngày càng cao, doanh nghiệp không thể giữ cách vận hành thủ công nếu muốn tồn tại và phát triển bền vững.
Việc ứng dụng công nghệ logistics, gọi tắt là logtech không còn là xu hướng, mà là điều bắt buộc. Từ hệ thống quản trị đến phần mềm định tuyến, trí tuệ nhân tạo hay Internet vạn vật (IoT), tất cả đều mang đến cơ hội cắt giảm chi phí, tăng hiệu suất và minh bạch hóa toàn bộ chuỗi cung ứng.
Tự động hóa quy trình bằng phần mềm quản lý logistics
Hệ thống phần mềm hiện nay có thể quản lý toàn bộ chuỗi logistics, từ nhập hàng, tồn kho, vận chuyển đến chăm sóc khách hàng.
Một số công cụ phổ biến:
- WMS (Warehouse Management System): Tối ưu vận hành kho, quản lý từng vị trí hàng hóa.
- TMS (Transportation Management System): Quản lý đội xe, định tuyến thông minh, theo dõi trạng thái giao hàng.
- ERP tích hợp logistics: Đồng bộ kế toán, kho, đơn hàng, giao vận.
- OMS (Order Management System): Điều phối đơn hàng từ nhiều kênh, phân chia xử lý thông minh theo kho gần khách nhất.
Lợi ích: Giảm sai sót vận hành, tăng hiệu suất giao hàng, rút ngắn thời gian xử lý đơn, tiết kiệm từ 15-30% chi phí logistics tổng thể.
Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và dữ liệu lớn (Big Data)
AI và Big Data không chỉ dùng trong marketing hay tài chính mà đang thay đổi cách logistics vận hành:
- Dự báo nhu cầu theo vùng, thời điểm, xu hướng thời tiết
- Tối ưu tuyến vận chuyển theo dữ liệu thời gian thực
- Phân tích hiệu suất đội xe, tài xế, điểm giao hàng để cải tiến định kỳ
- Gợi ý phương án vận hành chi phí thấp nhất theo từng mặt hàng
Ví dụ: Một đơn vị FMCG lớn tại Việt Nam sử dụng AI để dự báo nhu cầu phân phối theo quận/phường, giúp giảm 27% chi phí giao hàng và tránh tồn kho cục bộ.
IoT – Quản lý vận hành theo thời gian thực
Internet of Things (IoT) là chìa khóa giúp logistics từ mù mờ sang hiển thị rõ ràng:
- Gắn chip định vị GPS trên phương tiện → theo dõi vị trí từng chuyến hàng
- Cảm biến nhiệt độ, độ ẩm trong container → kiểm soát chất lượng hàng hóa nhạy cảm (thực phẩm, dược phẩm…)
- Báo động bất thường khi dừng xe, mở khoang sai quy định → chống thất thoát, tăng an ninh
Giá trị lớn nhất của IoT là khả năng thu thập dữ liệu liên tục, từ đó tối ưu vận hành theo thời gian thực, chứ không chờ đến cuối tháng mới phân tích.
Tích hợp thương mại điện tử và kênh bán hàng
Công nghệ logistics hiện đại phải đi kèm với tích hợp liền mạch hệ thống bán hàng:
- Kết nối trực tiếp với sàn TMĐT (Shopee, Tiki, Lazada…), website bán hàng hoặc POS tại cửa hàng.
- Tự động đồng bộ đơn hàng – kho – giao vận chỉ trong 1 hệ thống.
- Giảm thiểu sai sót khi nhập liệu thủ công, đồng thời rút ngắn thời gian xử lý đơn từ phút sang giây.
Tình huống thực tế: Nhiều doanh nghiệp giảm thời gian xử lý đơn từ 6 giờ xuống còn 30 phút sau khi kết nối hệ thống OMS và TMS, đồng nghĩa giảm nhân sự vận hành và tăng trải nghiệm khách hàng.
4. Đàm phán và thuê ngoài dịch vụ 3PL chiến lược
Không phải doanh nghiệp nào cũng có năng lực tự vận hành toàn bộ chuỗi logistics. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc những đơn vị đang tăng trưởng nhanh, việc thuê ngoài dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL – Third Party Logistics) không chỉ tiết kiệm chi phí đầu tư hạ tầng mà còn mang lại sự linh hoạt, chuyên nghiệp và tốc độ.
Tuy nhiên, lợi ích đó chỉ thực sự phát huy khi doanh nghiệp biết đàm phán khôn ngoan, lựa chọn đối tác phù hợp và quản lý mối quan hệ dịch vụ hiệu quả.
Hiểu rõ dịch vụ 3PL và khi nào nên sử dụng
3PL là gì? Đây là hình thức doanh nghiệp thuê bên thứ ba phụ trách một phần hoặc toàn bộ các hoạt động logistics, bao gồm:
- Vận chuyển hàng hóa
- Lưu kho và xử lý đơn hàng
- Quản lý trả hàng, đổi trả (reverse logistics)
- Thủ tục hải quan, giao nhận quốc tế
Khi nên sử dụng 3PL:
- Khi doanh nghiệp không có hệ thống kho vận đủ lớn hoặc không muốn đầu tư thêm Khi khối lượng đơn hàng tăng đột biến theo mùa vụ
- Khi doanh nghiệp cần mở rộng thị trường nhanh nhưng hạn chế nhân sự
- Khi muốn tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi
Lựa chọn đối tác 3PL phù hợp
Không phải cứ thuê 3PL là sẽ tiết kiệm, đôi khi chọn sai đối tác có thể làm đội chi phí lên gấp nhiều lần. Để lựa chọn hiệu quả, doanh nghiệp cần:
- So sánh nhiều nhà cung cấp về giá, phạm vi dịch vụ, năng lực công nghệ, quy mô kho bãi, đội xe…
- Đánh giá hệ thống báo cáo, theo dõi, khả năng tích hợp API, nền tảng quản lý đơn hàng.
- Tham khảo đánh giá từ đối tác hiện tại hoặc những doanh nghiệp từng hợp tác.
- Chọn đơn vị có kinh nghiệm trong ngành hàng đặc thù mà doanh nghiệp đang kinh doanh (thực phẩm, dược phẩm, TMĐT, thời trang…)
Ví dụ: Một startup bán lẻ thời trang chọn đối tác 3PL chuyên về FMCG sẽ bị chậm đơn, sai mẫu và chi phí đội lên 25% do hệ thống xử lý không phù hợp đặc thù ngành hàng.
Đàm phán hợp đồng thông minh, tránh bẫy chi phí ẩn
Hợp đồng 3PL cần làm rõ các yếu tố sau:
- Chi phí cố định vs. biến đổi: Làm rõ đơn giá từng dịch vụ (vận chuyển, lưu kho, đóng gói, hoàn hàng…)
- Thỏa thuận KPI rõ ràng: Tỷ lệ giao đúng, giao trễ, hoàn hàng, mất hàng, và cách xử lý vi phạm.
- Minh bạch chi phí phụ trợ: Cảnh báo những khoản như phí quản lý, phí lấy hàng ngoài giờ, phụ phí nhiên liệu…
- Cam kết bảo mật dữ liệu & trách nhiệm pháp lý
Một mẹo nhỏ: Nên yêu cầu “bảng kê chi tiết giá dịch vụ” để kiểm tra định kỳ và đối chiếu thực tế thay vì tin hoàn toàn vào con số tổng hợp báo cáo cuối tháng.
Quản trị mối quan hệ với 3PL, tối ưu hiệu quả vận hành
Quan hệ với đối tác 3PL cần được coi là mối quan hệ chiến lược, đôi bên cùng có lợi, chứ không chỉ là “bên thuê – bên làm thuê”.
- Thiết lập cuộc họp định kỳ để đánh giá hiệu suất (monthly review): theo KPI giao hàng, phản hồi khách hàng, đơn bị sai…
- Đồng bộ hệ thống giữa hai bên để tối ưu dữ liệu theo thời gian thực
- Chia sẻ kế hoạch bán hàng để 3PL chủ động nhân sự – kho – vận chuyển theo mùa vụ.
5. Xây dựng văn hóa tiết kiệm và đo lường liên tục
Một mạng lưới logistics linh hoạt không chỉ giảm chi phí, mà còn giúp doanh nghiệp sống sót trong các biến động khó lường như dịch bệnh, thiên tai hay khủng hoảng chuỗi cung ứng toàn cầu.
Tư duy logistics hiện đại không chỉ dừng ở tiết kiệm mà còn phải chủ động, thích ứng nhanh và mở rộng thông minh.
Tối ưu vị trí kho và điểm giao hàng
Chi phí vận chuyển luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí logistics. Việc tính toán vị trí đặt kho tối ưu và bố trí điểm giao hàng thông minh giúp:
- Giảm khoảng cách vận chuyển trung bình
- Rút ngắn thời gian giao hàng đến khách
- Giảm chi phí nhiên liệu, nhân công và hao tổn phương tiện
Nhiều doanh nghiệp bán lẻ đã áp dụng chiến lược kho vệ tinh thay vì kho tập trung duy nhất để đáp ứng nhu cầu giao nhanh trong ngày.
Mở rộng theo mô hình “Asset-Light” để tiết kiệm đầu tư
Doanh nghiệp không nhất thiết phải sở hữu toàn bộ hạ tầng để mở rộng quy mô logistics. Thay vào đó, có thể áp dụng chiến lược Asset-Light (tài sản nhẹ):
- Thuê kho thay vì mua
- Liên kết với đối tác 3PL thay vì tự quản đội xe
- Dùng phần mềm cloud-based thay vì đầu tư server riêng
Chiến lược này giúp giảm rủi ro tài chính, tăng tốc độ mở rộng và linh hoạt thay đổi nếu thị trường biến động.
Đa kênh vận chuyển và phối hợp chéo kênh (Omni-logistics)
Một doanh nghiệp hiện đại không thể chỉ phụ thuộc vào một đơn vị vận chuyển duy nhất. Việc xây dựng mạng lưới giao hàng đa kênh (multi-carrier) sẽ:
- So sánh giá theo từng khu vực để chọn đơn vị phù hợp nhất
- Dự phòng khi một bên quá tải, mất kết nối, đình công…
- Tăng khả năng giao hàng nhanh với chi phí tối ưu nhất
Gợi ý: Nhiều doanh nghiệp đã tích hợp các nền tảng đa vận chuyển như GHN, GHTK, Viettel Post, Ahamove… vào cùng một hệ thống OMS để lựa chọn tối ưu theo từng đơn.
Linh hoạt điều chỉnh theo vùng, theo mùa, theo hành vi khách hàng
Thị trường thay đổi từng tháng, từng quý nên mạng lưới logistics cũng phải cập nhật liên tục.
- Tăng cường đội vận chuyển nội thành trong mùa cao điểm TMĐT
- Dồn hàng vào kho gần các điểm nóng tiêu dùng trước mùa lễ/tết
- Điều chỉnh tuyến vận chuyển theo xu hướng tiêu dùng địa phương
Những doanh nghiệp có thể xoay mình nhanh như startup nhưng vận hành như tập đoàn luôn thắng trong những cuộc đua logistics ngắn hạn và dài hạn.
Chiến lược logistics thông minh không đơn thuần là cắt giảm mà là tối ưu để phát triển bền vững. Khi doanh nghiệp xây dựng được mạng lưới vận hành linh hoạt, quy mô mở rộng đúng lúc, đúng cách, thì chi phí không còn là gánh nặng, mà trở thành đòn bẩy cho hiệu suất và lợi nhuận.
Kết luận
Logistics không còn là hậu phương lặng lẽ, mà là chiến trường cạnh tranh giữa các doanh nghiệp hiện đại. Trong đó, chi phí logistics chính là tấm gương phản chiếu năng lực quản trị chuỗi cung ứng, khả năng thích ứng thị trường và chiến lược vận hành của doanh nghiệp.
Từ hiểu đúng cấu trúc chi phí, đánh giá ảnh hưởng thực tế, đến áp dụng các chiến lược như tối ưu tuyến đường, thuê ngoài 3PL hay đầu tư công nghệ, mọi quyết định logistics đều đang góp phần trực tiếp vào biên lợi nhuận.
Đừng để chi phí logistics là gánh nặng âm thầm bào mòn doanh nghiệp của bạn. Hãy bắt đầu từ việc đánh giá lại toàn bộ hệ thống hiện tại, tìm điểm nghẽn, và chọn hướng đi phù hợp nhất với quy mô, ngành hàng, nguồn lực bạn đang có.
Xem thêm: Chi phí là gì? Làm sao để kiểm soát chi phí doanh nghiệp?
