Chi phí sản xuất không chỉ là con số nằm trên báo cáo kế toán, đó là nút thắt quyết định doanh nghiệp lãi hay lỗ, tồn tại hay biến mất khỏi thị trường.
Hiểu đúng và quản trị hiệu quả chi phí sản xuất là yếu tố then chốt để tối ưu lợi nhuận và tăng sức cạnh tranh.
Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ chi phí sản xuất là gì, cách phân loại, công thức tính và các chiến lược tối ưu mà doanh nghiệp thực tiễn đang áp dụng thành công.
I. Chi phí sản xuất là gì?
Chi phí sản xuất là toàn bộ những hao phí cần thiết về vật chất và lao động mà doanh nghiệp phải bỏ ra trong quá trình tạo ra sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Đây là yếu tố cốt lõi để hình thành giá vốn hàng bán (COGS), từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận gộp, lợi nhuận sau thuế và năng lực cạnh tranh dài hạn của doanh nghiệp.
Về mặt kế toán, chi phí sản xuất bao gồm cả chi phí trực tiếp (như nguyên vật liệu, nhân công sản xuất) và chi phí gián tiếp (như điện nước, khấu hao tài sản, chi phí quản lý phân xưởng).
Những chi phí này có thể được phân bổ theo từng sản phẩm, từng công đoạn hoặc từng bộ phận sản xuất, tùy vào mô hình doanh nghiệp.
Nói cách khác: Chi phí sản xuất không chỉ là con số kế toán mà còn là cách doanh nghiệp chuyển đổi tài nguyên thành giá trị hữu hình.
Ở một góc độ khác, hiểu rõ bản chất chi phí sản xuất còn giúp doanh nghiệp:
- Xác định đúng giá bán: Đảm bảo đủ bù đắp chi phí và mang lại biên lợi nhuận mục tiêu.
- Tối ưu dòng tiền: Tránh tình trạng thiếu hụt tiền mặt do quản lý sai định mức hoặc chi phí ẩn.
- Ra quyết định chiến lược: Như cắt giảm sản phẩm lỗ, đầu tư máy móc, chuyển đổi công nghệ…
II. Phân loại chi phí sản xuất
- Phân loại theo tính chất kinh tế
- Phân loại theo biến động với khối lượng sản xuất
- Phân loại theo công dụng
- Phân loại theo phương pháp tập hợp chi phí
Chi phí sản xuất không chỉ là một con số tổng hợp mà là tập hợp của nhiều khoản mục khác nhau, mỗi khoản đại diện cho một phần hoạt động trong quá trình tạo ra sản phẩm.
Việc phân loại đúng và rõ ràng giúp doanh nghiệp quản trị tài chính tốt hơn, kiểm soát hiệu quả và ra quyết định nhanh chóng trong bối cảnh cạnh tranh biến động.
Dưới đây là 4 cách phân loại phổ biến nhất, đang được áp dụng rộng rãi trong thực tiễn kế toán và quản trị sản xuất:
1. Phân loại theo tính chất kinh tế
Phân loại chi phí sản xuất theo tính chất kinh tế là cách tiếp cận cốt lõi, giúp doanh nghiệp nắm bắt được từng dòng chi phí cụ thể đang tiêu tốn cho quá trình sản xuất. Mục tiêu là để từ đó có thể kiểm soát, phân bổ và tối ưu hóa chi phí một cách chủ động, thay vì bị động ghi nhận.
Chi phí sản xuất theo hướng này thường được chia làm ba nhóm lớn:
a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Là khoản chi lớn nhất trong nhiều doanh nghiệp sản xuất, bao gồm chi phí mua các loại nguyên vật liệu đầu vào trực tiếp cấu thành nên sản phẩm hoàn chỉnh.
Ví dụ: sợi vải trong ngành may mặc, thép trong cơ khí, bột mì trong sản xuất bánh kẹo…
Đặc điểm:
- Biến động mạnh theo giá thị trường và sản lượng sản xuất.
- Có thể kiểm soát bằng hợp đồng dài hạn, đàm phán khối lượng lớn, định mức nguyên liệu.
Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán (COGS), nếu không kiểm soát tốt, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng doanh thu tăng nhưng lợi nhuận lại giảm do nguyên vật liệu đội chi phí.
b. Chi phí nhân công trực tiếp
Bao gồm tiền lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm và các chi phí phúc lợi liên quan đến lực lượng lao động trực tiếp sản xuất ra sản phẩm.
Đặc điểm:
- Phụ thuộc vào trình độ tay nghề, năng suất và quy mô sản xuất.
- Có thể tối ưu bằng việc đào tạo nội bộ, tự động hóa từng phần công đoạn, hoặc thuê ngoài linh hoạt.
Đây cũng là khoản chi có tính xã hội cao, liên quan đến năng suất và cả tinh thần làm việc. Nếu sử dụng hiệu quả, chi phí nhân công không chỉ là gánh nặng, mà còn trở thành đòn bẩy để nâng cao chất lượng sản phẩm.
c. Chi phí sản xuất chung
Là các khoản chi phí không gắn trực tiếp với một sản phẩm cụ thể, nhưng lại cần thiết để đảm bảo toàn bộ hệ thống sản xuất vận hành trơn tru. Bao gồm:
- Chi phí điện, nước, nhiên liệu dùng chung
- Lương của bộ phận quản lý phân xưởng
- Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc
- Khấu hao tài sản cố định tại xưởng
- Công cụ, dụng cụ phục vụ sản xuất
Đây là nhóm chi phí dễ bị ẩn mình trong báo cáo tài chính nếu không bóc tách rõ ràng. Tuy nhiên, doanh nghiệp nào quản lý tốt chi phí sản xuất chung sẽ luôn có lợi thế cạnh tranh vượt trội, đặc biệt khi mở rộng quy mô.
Gợi ý tìm hiểu thêm: Khấu hao tài sản cố định là gì?
2. Phân loại theo biến động với khối lượng sản xuất
Cách phân loại chi phí sản xuất theo mức độ biến động so với khối lượng sản phẩm đầu ra mang lại góc nhìn chiến lược quan trọng, đặc biệt trong quá trình dự toán ngân sách, phân tích điểm hòa vốn và quyết định mức sản lượng tối ưu.
Khi sản lượng thay đổi, chi phí có thể giữ nguyên, tăng tuyến tính hoặc thay đổi theo cách kết hợp, đây chính là lúc doanh nghiệp cần hiểu rõ 3 nhóm chi phí dưới đây:
a. Chi phí cố định (Fixed Costs)
Là những khoản chi phí không thay đổi theo số lượng sản phẩm được sản xuất ra trong một kỳ kế toán nhất định. Dù doanh nghiệp sản xuất 100 hay 10.000 sản phẩm, chi phí này vẫn giữ nguyên về mặt tổng số.
Ví dụ:
- Lương cố định của quản lý xưởng
- Khấu hao tài sản cố định
- Thuê nhà xưởng hoặc máy móc theo hợp đồng dài hạn
Ưu điểm: Chi phí cố định mang lại sự ổn định, dễ dự báo. Nếu tăng quy mô sản xuất, doanh nghiệp có thể làm giảm chi phí cố định bình quân trên mỗi sản phẩm (hay còn gọi là hiệu ứng quy mô).
Thách thức: Trong giai đoạn sản lượng giảm, chi phí cố định lại trở thành gánh nặng nếu không được cơ cấu lại kịp thời.
Gợi ý mở rộng: Chi phí khấu hao là gì? Có ảnh hưởng gì đến giá thành?
b. Chi phí biến đổi (Variable Costs)
Đây là nhóm chi phí tăng hoặc giảm tương ứng với mức thay đổi của sản lượng sản xuất. Nói cách khác, sản xuất càng nhiều, chi phí biến đổi càng cao.
Ví dụ:
- Nguyên vật liệu đầu vào
- Chi phí đóng gói
- Tiền lương khoán theo sản phẩm
Vai trò: Chi phí biến đổi phản ánh trực tiếp hiệu quả kiểm soát vận hành. Doanh nghiệp nào nắm rõ quy luật biến thiên của chi phí này sẽ dễ dàng thiết lập giá thành hợp lý và kiểm soát biên lợi nhuận gộp chặt chẽ hơn.
c. Chi phí hỗn hợp (Mixed Costs)
Là những chi phí bao gồm cả yếu tố cố định và biến đổi. Ví dụ điển hình là hóa đơn điện: phần chi phí tối thiểu (cố định) vẫn tồn tại ngay cả khi không sản xuất; phần vượt mức (biến đổi) tăng dần theo công suất vận hành.
Một số ví dụ khác:
- Chi phí bảo trì định kỳ + chi phí sửa chữa ngoài kế hoạch
- Lương cố định + lương khoán sản phẩm của công nhân
- Chi phí vận hành máy móc theo giờ làm việc
Việc bóc tách chi phí hỗn hợp thành phần cố định và phần biến đổi là một kỹ năng quan trọng trong kế toán quản trị, giúp doanh nghiệp dự toán chi phí chính xác hơn và tính toán điểm hòa vốn sát thực tế hơn.
Gợi ý tìm hiểu thêm: Điểm hòa vốn là gì? Cách xác định Break-even Point trong kinh doanh
3. Phân loại theo công dụng
Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng giúp doanh nghiệp hiểu rõ từng loại chi phí đang phục vụ cho công đoạn nào trong quy trình sản xuất, từ đó dễ dàng bóc tách, giám sát và tối ưu từng mắt xích vận hành.
Đây là cách phân loại thường được sử dụng trong kế toán chi tiết và kiểm soát định mức nội bộ.
Chi phí sản xuất theo công dụng thường bao gồm các khoản sau:
a. Chi phí nguyên vật liệu chính
Là loại vật tư trực tiếp cấu thành nên hình hài sản phẩm. Ví dụ, trong ngành gỗ là gỗ thông/gỗ tràm, trong ngành cơ khí là thép, inox, nhôm…
Đây là khoản mục quan trọng nhất cần theo dõi định mức, vì chỉ cần dư thừa hoặc hao hụt 3-5% đã làm tăng giá thành đáng kể, nhất là trong quy mô lớn.
b. Chi phí nguyên vật liệu phụ
Là những vật tư không trực tiếp cấu tạo nên sản phẩm, nhưng đóng vai trò hỗ trợ sản xuất. Ví dụ: keo dán, sơn, chỉ may, bao bì đóng gói…
Dù giá trị nhỏ hơn nguyên liệu chính, nhưng nếu không kiểm soát, nhóm chi phí này thường phát sinh ngầm, gây rò rỉ tài chính mà doanh nghiệp khó nhận ra.
c. Chi phí nhiên liệu, năng lượng
Bao gồm điện, nước, dầu, gas, và các loại năng lượng sử dụng trong vận hành máy móc, thiết bị sản xuất. Nhóm chi phí này có thể biến động lớn theo giá thị trường hoặc thời điểm sản xuất cao điểm.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng công nghệ tiết kiệm điện năng và năng lượng tái tạo để kiểm soát nhóm chi phí này hiệu quả.
d. Chi phí công cụ, dụng cụ sản xuất
Là những khoản chi liên quan đến việc sử dụng các loại công cụ như khuôn mẫu, dao cắt, bàn kẹp… Nhóm này có thể phân bổ theo kỳ hoặc tính vào chi phí một lần tùy giá trị.
Nếu quản trị không tốt, công cụ dễ bị thất lạc, gây ra lãng phí kép: vừa mất tài sản, vừa làm chậm tiến độ sản xuất.
e. Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị
Là chi phí duy trì năng lực hoạt động ổn định của dây chuyền sản xuất. Doanh nghiệp nên có kế hoạch bảo dưỡng định kỳ và ngân sách dự phòng hợp lý để tránh chi phí khẩn cấp lớn hơn gấp nhiều lần.
f. Chi phí khấu hao tài sản cố định
Bao gồm hao mòn của nhà xưởng, máy móc, thiết bị… Đây là chi phí không dùng tiền mặt nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành và lợi nhuận kế toán.
Việc lựa chọn phương pháp khấu hao phù hợp (đường thẳng, theo sản lượng, theo số dư giảm dần…) sẽ tác động lớn đến bức tranh tài chính cuối kỳ.
4. Phân loại theo phương pháp tập hợp chi phí
Khi doanh nghiệp hoạt động với nhiều phân xưởng, dây chuyền, đơn hàng hoặc sản phẩm đa dạng, thì việc tập hợp chi phí sản xuất chính xác theo từng đơn vị sản phẩm hoặc từng đối tượng tính giá thành là yếu tố sống còn.
Phân loại chi phí theo phương pháp tập hợp chính là cách giúp kế toán và nhà quản lý xác định đúng giá thành sản phẩm, từ đó kiểm soát hiệu quả và ra quyết định chiến lược.
Có 4 phương pháp tập hợp chi phí phổ biến như sau:
a. Tập hợp theo từng sản phẩm
Phù hợp với doanh nghiệp có quy trình sản xuất đơn giản, sản xuất số lượng lớn một loại sản phẩm hoặc sản xuất hàng loạt. Toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ sẽ được quy về một mã sản phẩm duy nhất.
Ví dụ: Nhà máy sản xuất gạch xây dựng, nơi tất cả chi phí nguyên vật liệu, nhân công, điện nước… được phân bổ cho sản phẩm gạch tiêu chuẩn.
b. Tập hợp theo từng đơn đặt hàng (job order costing)
Áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng riêng biệt, mỗi đơn có yêu cầu kỹ thuật và quy trình riêng. Chi phí được ghi nhận riêng biệt theo từng đơn, từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành.
Ví dụ: Xưởng may vest theo đơn đặt hàng, công ty thiết kế nội thất theo yêu cầu khách hàng.
Phương pháp này giúp doanh nghiệp tính giá thành chính xác và kiểm soát lãi/lỗ từng đơn hàng, rất quan trọng trong ngành dịch vụ sản xuất linh hoạt.
c. Tập hợp theo từng công đoạn (process costing)
Dùng cho doanh nghiệp có quy trình sản xuất liên tục qua nhiều công đoạn kế tiếp nhau, sản phẩm ở mỗi công đoạn có thể bán ra hoặc tiếp tục chế biến.
Ví dụ: Nhà máy tinh chế dầu ăn, dây chuyền sản xuất xi măng, chế biến thực phẩm đóng hộp…
Chi phí được tích lũy theo từng giai đoạn và phân bổ theo sản phẩm hoàn thành ở từng công đoạn.
d. Tập hợp theo từng phân xưởng hoặc bộ phận
Dễ áp dụng với doanh nghiệp có nhiều bộ phận sản xuất độc lập, mỗi phân xưởng đảm nhận một phần công việc và phát sinh chi phí riêng.
Ví dụ: Phân xưởng A lo đúc khuôn, phân xưởng B lo sơn phủ, phân xưởng C lo đóng gói…
Mỗi phân xưởng có báo cáo chi phí riêng để quản lý nội bộ chặt chẽ và tăng trách nhiệm tài chính.
Việc lựa chọn đúng phương pháp tập hợp chi phí phụ thuộc vào mô hình sản xuất, quy mô, loại hình sản phẩm và hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
Nếu được triển khai đúng cách, đây là công cụ cực kỳ mạnh mẽ để kiểm soát chi phí và xác định lợi nhuận thực tế theo từng dòng sản phẩm.
III. Công thức tính chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất là cơ sở quan trọng để xác định giá thành sản phẩm, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận gộp, chiến lược định giá và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ cách tính chi phí sản xuất một cách chuẩn xác, linh hoạt và cập nhật.
Công thức tổng quát
Chi phí sản xuất trong kỳ = Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung
Trong đó:
- Nguyên vật liệu trực tiếp: là toàn bộ chi phí liên quan đến nguyên liệu cấu thành nên sản phẩm.
- Nhân công trực tiếp: là chi phí lương, phụ cấp, bảo hiểm… của người lao động trực tiếp sản xuất.
- Chi phí sản xuất chung: gồm điện, nước, khấu hao, bảo trì máy móc, lương nhân viên quản lý phân xưởng…
Sau khi có chi phí sản xuất trong kỳ, doanh nghiệp cần tính đến yếu tố tồn kho để xác định giá thành thực tế sản phẩm hoàn thành:
Giá thành sản phẩm hoàn thành = Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất trong kỳ − Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ
Việc hạch toán phần chi phí dở dang chính xác giúp phản ánh trung thực kết quả sản xuất, tránh tình trạng đội giá thành hoặc ghi nhận sai lệch doanh thu, đặc biệt với các doanh nghiệp sản xuất liên tục hoặc sản phẩm có chu kỳ dài.
Ví dụ minh họa cách tính chi phí sản xuất
Giả sử, trong kỳ sản xuất tháng 6, một xưởng cơ khí có các khoản chi phí sau:
- Nguyên vật liệu trực tiếp: 300 triệu đồng
- Nhân công trực tiếp: 120 triệu đồng
- Chi phí sản xuất chung: 80 triệu đồng
- Chi phí dở dang đầu kỳ: 50 triệu đồng
- Chi phí dở dang cuối kỳ: 70 triệu đồng
Áp dụng công thức:
- Chi phí sản xuất trong kỳ = 300 + 120 + 80 = 500 triệu đồng
- Giá thành sản phẩm hoàn thành = 50 + 500 − 70 = 480 triệu đồng
Kết quả: Tổng giá thành sản phẩm hoàn thành trong tháng 6 là 480 triệu đồng. Đây là con số cần thiết để doanh nghiệp so sánh với doanh thu, từ đó xác định được biên lợi nhuận gộp và đánh giá hiệu quả vận hành.
***Một số lưu ý khi áp dụng
- Chi phí ẩn hoặc phân bổ sai lệch có thể khiến giá thành sản phẩm bị bóp méo. Do đó, hệ thống kế toán cần phân tích định mức chi tiết và minh bạch.
- Sử dụng phần mềm kế toán sản xuất chuyên biệt (MISA, Bravo, ERP…) sẽ hỗ trợ tính toán và báo cáo chính xác hơn.
- Luôn cập nhật biến động giá nguyên vật liệu đầu vào, vì đây là yếu tố biến đổi mạnh nhất ảnh hưởng đến chi phí.
- Đối với doanh nghiệp có nhiều sản phẩm, nên tính giá thành đơn vị sản phẩm để phân tích lợi nhuận từng dòng hàng.
Gợi ý đọc thêm: Lợi nhuận gộp là gì? Cách phân tích và ứng dụng trong kinh doanh
IV. Vai trò của chi phí sản xuất trong hoạt động doanh nghiệp
Trong mọi mô hình kinh doanh sản xuất, chi phí sản xuất luôn là một trong những yếu tố trung tâm, quyết định đến sức khỏe tài chính, khả năng cạnh tranh và triển vọng phát triển của doanh nghiệp.
Nền tảng xác định giá thành sản phẩm
Không có dữ liệu chi phí sản xuất chính xác, doanh nghiệp không thể xây dựng giá thành sản phẩm hợp lý. Giá thành là cơ sở để thiết lập giá bán, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến:
- Biên lợi nhuận gộp
- Chiến lược định giá cạnh tranh
- Khả năng sinh lời tổng thể
Một mức giá bán chỉ thực sự hiệu quả nếu nó được thiết lập trên nền tảng chi phí sản xuất tối ưu và minh bạch.
Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp tính thiếu 5% chi phí sản xuất, họ có thể bán dưới giá vốn mà không hề hay biết, điều này dẫn đến mất lợi nhuận hoặc âm dòng tiền một cách âm thầm.
Là cơ sở để lập kế hoạch tài chính & ngân sách
Dữ liệu về chi phí sản xuất là nguyên liệu đầu vào không thể thiếu trong việc:
- Lập ngân sách sản xuất
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu, nhân công
- Phân tích điểm hòa vốn (Break-even Point)
- Dự báo dòng tiền ngắn hạn, trung hạn
Chỉ khi có thông tin đầy đủ về cấu trúc chi phí, doanh nghiệp mới có thể đưa ra kế hoạch tài chính chính xác, giảm thiểu sai lệch trong vận hành và tăng khả năng thích nghi với biến động thị trường.
Góp phần kiểm soát hiệu quả hoạt động
Chi phí sản xuất là tấm gương phản chiếu hiệu quả hoạt động nội bộ. Thông qua việc theo dõi sát sao các loại chi phí theo từng kỳ và từng đơn vị sản phẩm, doanh nghiệp có thể:
- Phát hiện lãng phí, thất thoát nguyên vật liệu
- Phân tích năng suất lao động và hiệu suất máy móc
- Tối ưu hóa từng công đoạn sản xuất
Đặc biệt, quản trị chi phí tốt giúp giảm thiểu rủi ro tăng giá đầu vào, điều đã và đang gây áp lực lớn lên hàng loạt doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
Là đòn bẩy nâng cao năng lực cạnh tranh
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào kiểm soát chi phí sản xuất tốt sẽ có lợi thế vượt trội về giá thành. Điều này cho phép họ:
- Hạ giá bán sản phẩm nhưng vẫn giữ lợi nhuận
- Đầu tư nhiều hơn vào marketing, chất lượng và dịch vụ hậu mãi
- Mở rộng thị phần, tăng sức ép lên đối thủ
Trên thực tế, không ít thương hiệu thành công không nhờ định giá cao, mà nhờ kiểm soát chi phí hiệu quả để phục vụ thị trường đại chúng với giá cạnh tranh.
V. Cách kiểm soát và tối ưu chi phí sản xuất
Trong bối cảnh giá nguyên vật liệu leo thang, chi phí đầu vào biến động mạnh, doanh nghiệp nào làm chủ được chi phí sản xuất, doanh nghiệp đó giữ vững được lợi thế cạnh tranh.
Không chỉ dừng ở việc ghi nhận chi phí, mà còn phải biết kiểm soát, tối ưu và dự đoán chi phí sản xuất một cách khoa học, nhằm tạo ra giá trị dài hạn.
1. Ứng dụng công nghệ vào sản xuất và quản trị
Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn:
- ERP (Enterprise Resource Planning): hỗ trợ theo dõi chi tiết từng khoản chi theo đơn hàng, phòng ban, phân xưởng.
- MES (Manufacturing Execution System): giám sát năng suất máy móc, hiệu suất nhân công theo thời gian thực.
- IoT và cảm biến: đo lường tiêu hao nguyên liệu, điện năng, phát hiện rò rỉ, hao hụt…
- Tự động hóa một số công đoạn: cắt, đóng gói, kiểm tra chất lượng… giúp giảm chi phí nhân công dài hạn.
2. Thiết lập định mức chi phí hợp lý
Định mức chi phí là căn cứ để kiểm soát chặt chẽ từng khoản chi tiêu trong sản xuất. Một hệ thống định mức hiệu quả sẽ:
- Ngăn ngừa tình trạng chi vượt trần, vượt ngân sách
- Dễ dàng phát hiện sai lệch, thất thoát so với kế hoạch
- Hỗ trợ lập ngân sách, phân tích định kỳ và đánh giá hiệu suất từng bộ phận
Đặc biệt, trong ngành có tỷ lệ nguyên vật liệu cao như dệt may, thực phẩm, hóa chất… thì việc kiểm soát định mức có thể tiết kiệm 5-10% tổng chi phí hàng tháng, một con số tương đối lớn với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
3. Đàm phán & quản lý chuỗi cung ứng đầu vào
Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm 60–80% tổng chi phí sản xuất. Do đó, việc xây dựng mối quan hệ chiến lược với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp:
- Nhận được giá tốt hơn nhờ mua số lượng lớn hoặc ký hợp đồng dài hạn
- Hạn chế rủi ro tăng giá đột ngột do thị trường biến động
- Được hỗ trợ về kỹ thuật, thời gian giao hàng và thanh toán linh hoạt
Một số doanh nghiệp lớn còn áp dụng mô hình vườn nguyên liệu khép kín, hoặc sở hữu nhà cung ứng vệ tinh để chủ động chi phí đầu vào.
4. Tái cấu trúc quy trình và tinh gọn sản xuất
Tối ưu chi phí không đồng nghĩa với cắt giảm thiếu kiểm soát. Thay vào đó, doanh nghiệp cần xem xét lại toàn bộ quy trình:
- Có công đoạn nào đang thừa nhân sự, thiếu hiệu suất?
- Có quy trình nào lặp lại, có thể rút ngắn hoặc gom nhóm?
- Có sản phẩm nào lỗ nhưng vẫn được sản xuất vì thói quen?
Áp dụng các phương pháp như Lean Manufacturing, Kaizen, Six Sigma… sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, giảm tồn kho, tăng hiệu suất lao động, từ đó giảm chi phí mà vẫn giữ được chất lượng đầu ra.
5. Kiểm soát chi phí sản xuất theo thời gian thực
Thay vì chỉ ghi nhận cuối kỳ, nhiều doanh nghiệp hiện nay thiết lập hệ thống báo cáo chi phí theo ngày, theo lô hàng, theo từng chuyền sản xuất. Cách tiếp cận này giúp:
- Nhận diện sai lệch ngay khi phát sinh
- Phân tích nguyên nhân kịp thời và xử lý nhanh
- Đưa ra quyết định linh hoạt hơn với dữ liệu thực tế
Kết hợp báo cáo thời gian thực với dashboard quản trị trực quan giúp ban giám đốc nắm rõ tình hình tài chính, sản xuất mỗi ngày mà không cần chờ đợi.
Gợi ý tìm hiểu thêm: Dòng tiền là gì? Cách phân tích và kiểm soát dòng tiền hiệu quả
VI. Một số sai lầm phổ biến trong quản lý chi phí sản xuất
Dù đã nhận thức được tầm quan trọng của chi phí sản xuất, không ít doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn vấp phải nhiều sai lầm nghiêm trọng trong quản lý.
Những lỗi này không chỉ làm gia tăng chi phí vô hình mà còn khiến doanh nghiệp đánh mất khả năng cạnh tranh, thậm chí gánh chịu thua lỗ triền miên mà không rõ nguyên nhân.
1. Không xây dựng định mức chi phí rõ ràng
Nhiều doanh nghiệp chỉ tính toán theo kinh nghiệm mà không có bảng định mức cụ thể cho từng loại nguyên liệu, nhân công hay thời gian tiêu hao. Điều này dẫn đến:
- Tình trạng chi phí vượt ngưỡng mà không ai chịu trách nhiệm
- Khó kiểm soát hiệu suất sản xuất
- Mất khả năng so sánh, đánh giá giữa các kỳ hoặc phân xưởng
Giải pháp: Thiết lập hệ thống định mức cho từng sản phẩm, cập nhật thường xuyên theo biến động giá đầu vào và công nghệ sản xuất.
2. Gộp các loại chi phí một cách tùy tiện
Một lỗi phổ biến khác là không phân biệt rõ ràng giữa chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp, hoặc giữa chi phí sản xuất và chi phí bán hàng, quản lý. Hậu quả là:
- Giá thành sản phẩm bị tính sai, dẫn đến định giá sai lệch
- Không biết rõ khu vực nào gây lãng phí
- Gặp khó khăn trong báo cáo thuế và phân tích tài chính
Giải pháp: Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán khoa học; sử dụng phần mềm ERP hoặc kế toán quản trị để tự động bóc tách và phân bổ chi phí.
3. Không theo dõi chi phí sản xuất theo thời gian thực
Việc chỉ tổng hợp chi phí vào cuối kỳ khiến doanh nghiệp mất đi cơ hội xử lý kịp thời khi phát sinh sai lệch, như hao hụt nguyên vật liệu bất thường hoặc năng suất thấp.
Giải pháp: Ứng dụng công cụ báo cáo thời gian thực, xây dựng bảng điều khiển chi phí hàng ngày hoặc theo đơn hàng để xử lý ngay từ gốc.
4. Thiếu liên kết giữa bộ phận kế toán và sản xuất
Kế toán chỉ ghi nhận số liệu, trong khi bộ phận sản xuất lại vận hành theo cảm tính, đây là tình trạng thường gặp tại các doanh nghiệp chưa chuyên nghiệp hóa.
Sự tách rời này khiến:
- Dữ liệu không khớp giữa thực tế sản xuất và số liệu ghi nhận
- Mất kiểm soát chi phí ngầm, chi phí trượt chuẩn
- Khó tối ưu hóa toàn bộ quy trình
Giải pháp: Thiết lập cơ chế báo cáo xuyên suốt giữa các bộ phận, tổ chức đào tạo chéo để kế toán hiểu sản xuất và ngược lại.
5. Bỏ qua chi phí ẩn và chi phí cơ hội
Doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến chi phí hiện hữu mà bỏ quên các chi phí ẩn (như thời gian chờ, lỗi sản phẩm, khấu hao lãng phí) và chi phí cơ hội (do không đầu tư vào công nghệ, mất khách hàng vào tay đối thủ…).
Giải pháp: Đánh giá chi phí toàn diện theo chuẩn TCO (Total Cost of Ownership); đưa ra quyết định tài chính dựa trên phân tích chi phí, lợi ích thay vì chỉ dựa vào chi phí đầu tư ban đầu.
Gợi ý đọc thêm: Chi phí cơ hội là gì? Cách tư duy đúng để không đánh mất lợi thế
VII. Một số ví dụ thực tế về quản lý chi phí sản xuất
Việc kiểm soát chi phí sản xuất không còn là lý thuyết suông, mà đã trở thành lợi thế cạnh tranh sống còn đối với nhiều doanh nghiệp trong nước.
Dưới đây là những ví dụ tiêu biểu về cách các doanh nghiệp Việt áp dụng chiến lược tối ưu chi phí thành công, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh một cách rõ rệt.
Thép Hòa Phát: Kiểm soát chi phí đầu vào nhờ tự chủ chuỗi cung ứng
Tập đoàn Hòa Phát là ví dụ điển hình cho chiến lược tích hợp dọc nhằm kiểm soát chi phí sản xuất.
Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp bên ngoài, Hòa Phát đầu tư từ mỏ quặng, hệ thống cảng, đến nhà máy luyện than, qua đó:
- Chủ động được giá nguyên vật liệu chính (quặng sắt, than cốc…)
- Giảm thiểu biến động chi phí do giá thị trường
- Rút ngắn thời gian giao hàng và giảm chi phí logistics
Nhờ chiến lược này, biên lợi nhuận gộp của Hòa Phát thường xuyên duy trì ở mức cao so với các đối thủ cùng ngành.
Vinamilk: Tối ưu định mức sản xuất và giảm chi phí ẩn
Với hơn 13 nhà máy trên toàn quốc, Vinamilk xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất chặt chẽ bằng cách:
- Chuẩn hóa định mức nguyên liệu đầu vào cho từng dòng sản phẩm
- Ứng dụng phần mềm sản xuất ERP, tích hợp với hệ thống kế toán nội bộ
- Đo lường và xử lý ngay lập tức các sai lệch về định mức, tiêu hao, lỗi sản phẩm…
Kết quả: Từ năm 2018 đến nay, chi phí sản xuất tính trên mỗi lít sữa của Vinamilk liên tục giảm, trong khi chất lượng sản phẩm và sản lượng đầu ra lại tăng.
Dệt may Thành Công: Tăng năng suất nhờ lean manufacturing
Dệt may là ngành có biên lợi nhuận thấp, chi phí sản xuất chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Công ty CP Dệt may Đầu tư Thương mại Thành Công (TCM) đã áp dụng phương pháp sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) để:
- Loại bỏ các công đoạn không tạo giá trị gia tăng
- Giảm thời gian chờ giữa các chuyền sản xuất
- Tối ưu số lượng nhân công trên mỗi đơn hàng
TCM từng công bố tiết kiệm được 5-7% chi phí mỗi năm nhờ cải tiến quy trình, giúp công ty duy trì khả năng xuất khẩu ổn định ngay cả trong thời kỳ giá nguyên liệu tăng cao.
Gốm sứ Minh Long: Đầu tư công nghệ để kiểm soát chất lượng và giảm hao hụt
Minh Long là một trong số ít doanh nghiệp gốm sứ đầu tư mạnh vào công nghệ sản xuất. Thay vì duy trì sản xuất thủ công như phần lớn ngành nghề, họ đã:
- Tự động hóa khâu đúc, nung, và kiểm tra chất lượng sản phẩm
- Sử dụng hệ thống IoT để theo dõi nhiệt độ, độ ẩm và tỷ lệ phế phẩm theo thời gian thực
- Giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi từ trên 20% xuống dưới 5% chỉ sau 2 năm
Cách làm này không chỉ giúp Minh Long tiết kiệm hàng chục tỷ đồng mỗi năm mà còn đảm bảo sự ổn định về chất lượng, yếu tố sống còn khi mở rộng sang thị trường nước ngoài.
Có thể thấy, dù ở ngành nghề nào, các doanh nghiệp quản lý chi phí sản xuất hiệu quả đều có điểm chung: họ không ngừng đo lường, chuẩn hóa, tối ưu và coi chi phí là tài sản chiến lược, không phải gánh nặng.
Kết luận
Chi phí sản xuất không chỉ đơn thuần là con số ghi chép trong sổ sách kế toán, đó là mạch máu duy trì sự sống còn của doanh nghiệp. Mỗi quyết định liên quan đến nguyên vật liệu, nhân công, quy trình sản xuất hay công nghệ đều ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc chi phí và hiệu quả kinh doanh.
Thông qua việc hiểu rõ chi phí sản xuất là gì, cách phân loại, công thức tính và các phương pháp kiểm soát hiệu quả, doanh nghiệp có thể:
- Tối ưu hóa giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng
- Xây dựng chiến lược giá linh hoạt và cạnh tranh
- Nâng cao lợi nhuận gộp và khả năng thích nghi với biến động thị trường
- Ra quyết định tài chính, đầu tư và vận hành dựa trên dữ liệu thực chất
Gợi ý đọc thêm: Lợi nhuận sau thuế là gì? Cách tính và cách doanh nghiệp tối ưu chỉ số này
Tài chính Số hy vọng bài viết không chỉ giúp bạn hiểu rõ về chi phí sản xuất, mà còn trang bị những công cụ và tư duy để tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả quản trị tài chính và phát triển bền vững.
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về loạt bài chuyên sâu cho mảng Tài chính doanh nghiệp, hãy tiếp tục để lại yêu cầu, chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành!
